سازمان های موفق برای پیشبرد اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود برنامه ریزی نموده و استراتژی ها و ماموریت سازمانی خود را مطابق با برنامه ریزی انجام شده پیش می برند. برنامه ریزی سازمانی یکی از موضوعات مهم در برنامه ریزی است که در آن اهداف مهم مدیریتی و استراتژی های سازمان و اهداف مطرح می شود و طبق یک برنامه علمی و مدون توسط اعضای تیم انجام می شود. در واقع برنامه ریزی مانند یک نقشه است که نکات مهم و چشم انداز ها روی آن ترسیم می شود تا اعضا و کارکنان سازمان بدانند چه مسیری را باید طی نمایند تا به مقصد نهایی برسند.
برنامه ریزی در آروا دارای ابعاد مختلفی است و در بخش های: برنامه ریزی مالی، برنامه ریزی خرید، برنامه ریزی فروش و برنامه ریزی تولید انجام می شود. در ادامه این بحث به معرفی هر کدام از این سر فصل ها و برنامه های شرکت آروا می پردازیم و هر کدام را در جهت دست یابی به اهداف و چشم انداز های آروا توضیح می دهیم.
- برنامه ریزی تولید
- برنامه ریزی خرید
- برنامه ریزی فروش
برنامه ریزی تولید
تخصیص صحیح منابع تولیدی و کنترل آن در واحد برنامه ریزی تولید توسط تیم متخصص صورت می پذیرد و بر اساس ورودی های (تامین، انبار، فروش، نت، BOM و منابع انسانی) انجام می گیرد. پس از انجام این فرآیند ها برنامه ریزی تولید ظرفیت سنجنی و تدوین سربرنامه تولید را با توجه سربرنامه فروش و دیگر الزامات اجرایی می نماید.
موارد مورد بررسی در ظرفیت سنجی به شرح زیر است:
- تعداد نیروی انسانی
- تعداد دستگاه مورد نیاز
- تعداد روز کاری
- میزان اضافه کاری
- مواد مورد نیاز
- نیاز به برون سپاری
جلسه کمیته برنامه ریزی
نتیجه موارد فوق در جلسه برنامه ریزی تولید مطرح می گردد و طبق آن سربرنامه تولید نهایی می شود. خروجی سربرنامه تولید طبق برنامه ریزی مواد و برنامه ریزی محصول صورت می پذیرد.
- برنامه ریزی مواد: طبق برنامه ریزی مواد نسبت به درخواست کالای مورد نیاز اقدام می گردد.
- برنامه ریزی محصول: طبق برنامه ریزی محصول برنامه های هفتگی تولید تدوین می شود.
برنامه ریزی تغییرات
پس از برنامه ریزی های صورت گرفته در صورت هر ماه یکبار برنامه ریزی های تغیرات انجام می شود که بر اساس تغیرات تامین، تعمیرات، نت، تولید و فروش ایجاد می شود و موثر به سربرنامه تولید است.
برنامه ریزی خرید (داخلی و خارجی) در شرکت آروا
شرکت آروا براساس استانداردهای بین المللی دارای سه واحد برنامه ریزی مجزا با عنوان های واحد برنامه ریزی فروش، واحد برنامه ریزی خرید و واحد برنامه ریزی تولید می باشد. دو واحد برنامه ریزی فروش و خرید در دفتر مرکزی و واحد برنامه ریزی تولید در کارخانه مستقر می باشند.
اهداف واحد برنامه ریزی خرید شرکت آروا:
تأمین کالا طبق برنامه فروش و بهای تمام شده مناسب می باشد که خرید به موقع و مناسب، میزان خواب سرمایه و انبار، میزان خواب رسیدن کالاها یا میزان پیش پرداخت ها تا رسیدن کالاها و میزان بهره وری را شامل می شوند.
واحدهای فوق ارتباطات و تعاملاتی جهت پیشبرد اهداف سازمانی آروا با واحد های مالی، فروش، بازرگانی داخلی و خارجی، تولید، مهندسی و فنی، کنترل کیفیت و مسئول پیاده سازی سیستم ها دارند.
برنامه ریزی خرید:
قدم اول در شرکت آروا ارائه نقدینگی و بودجه ریالی در دسترس توسط واحد مالی شرکت است که به واحد برنامه ریزی فروش اعلام می گردد. سپس واحد برنامه ریزی فروش براساس میزان فروش سال های گذشته و پیش بینی میزان فروش سال آتی، سربرنامه فروش یا AP سالانه را تهیه و در اختیار واحدهای تولید و تامین قرار می دهد. واحد تولید براساس سربرنامه واحد برنامه ریزی فروش، سربرنامه تولید یا MRP سالانه را براساس ظرفیت سنجی اپراتورها و خطوط تولید و ماشین آلات تهیه و پس از تایید واحد برنامه ریزی فروش در اختیار واحد برنامه ریزی خرید قرار می دهد. دو سربرنامه ارائه شده از واحدهای برنامه ریزی فروش و برنامه ریزی تولید جهت آماده سازی برنامه ریزی خرید مورد بررسی و تحلیل از نظر تعداد و زمان رسید اقلام مورد استفاده قرار می گیرد.
پس از دریافت AP سالانه از واحد فروش و MRP سالانه از واحد تولید، کدهای اعلامی مورد بررسی قرار گرفته و در صورت نیاز و مغایرت با فایل کدینگ مربوطه جایگزین و به هر دو واحد اطلاع رسانی می شود.
سپس اقلام تخصیص یافته به هر تأمین کننده براساس سوابق خرید بررسی شده و تأمین کنندگان جایگزین اعلام می گردند. با توجه به ارائه بودجه تعدادی موردنیاز فروش در هر ماه، با برگزاری جلسه ای با واحد فروش و تولید و خرید میزان یکپارچه سازی و یا جداسازی براساس ظرفیت تولید شرکت های خارجی و یا تکمیل کانتینرها بودجه تعدادی ماهانه براساس زمان تأمین اقلام توسط واحد بازرگانی خارجی و داخلی به شرط پوشش کامل نیاز فروش و تولید و با توافق هر سه واحد جابجا و تنظیم می گردند.
پس از چیدمان برنامه فروش و تولید براساس زمان تحویل اقلام، اطلاعات تکمیلی توسط واحد برنامه ریزی خرید جمع آوری و به فایل اضافه می گردند. اطلاعات دقیق تعداد و قیمت دلاری هر قلم کالا به همراه اطلاعات نحوه پرداخت، نوع پرداخت، میزان پیش پرداخت و درصد آن و قیمت کل ارزی در فایل اکسل مربوطه توسط هر کارشناس بازرگانی وارد و تکمیل می گردد. پس از تأیید مدیریت واحد بازرگانی اطلاعات در فایل مربوطه درج و طبق نیاز فروش حواله های پرداختی به تفکیک دیپوزیت و بالانس برای هر سفارش در هر ماه مشخص و تعیین می گردد. لازم به ذکر است نحوه محاسبه برای تعدادی از سفارشات به صورت ۳۰ درصد پیش پرداخت و ۷۰ درصد بالانس در نظر گرفته می شود. برخی دیگر نیز تماما به صورت ۱۰۰ درصد بالانس پرداخت می گردند. نحوه محاسبه حواله های پرداختی براساس نرخ ارز و قیمت دلاری هر قلم کالا می باشد.
تغییر در وضعیت سفارشات در راه، تغییر در تعداد سفارشات، کنسل شدن سفارش یا جایگزینی سفارش و یا تغییر نوع تأمین کالا از CBU به صورت SKD و یا برعکس در اسرع وقت توسط کارشناسان بازرگانی به واحد برنامه ریزی خرید جهت اعمال و به روز رسانی پلن اصلی اعلام می گردد. تاریخ تقریبی رسید اقلام به انبار براساس نظر مدیریت واحد بازرگانی خارجی و داخلی و در بعضی موارد معاونت محترم پشتیبانی در فایل مربوطه جهت ارسال به تولید و ارائه در جلسات درج می گردد، که در صورت بروز هرگونه تأخیر کارشناسان بازرگانی بایستی اطلاعات دقیق دلایل عدم تحقق تاریخ اولیه اعلامی را به روز و در اختیار واحد برنامه ریزی خرید قرار دهند.
وضعیت به روز سفارشات همراه با تاریخ تقریبی رسید اقلام به صورت هفتگی (و در صورت لزوم روزانه) باید براساس کد کالا، نام کالا،تعداد سفارش در راه، وضعیت فعلی و تاریخ تقریبی رسید به انبار شرکت، برای واحد تولید ارسال گردد.
اقلام توسعه ای که وارد مرحله سفارش گذاری شده اند پس از اضافه نمودن به پلن اصلی واحد بازرگانی ،باید به واحد فروش اطلاع رسانی شوند. همچنین تمامی تغییرات در قیمت های تخصیصی برای حواله های هر ماه بایستی به واحد مالی نیز اطلاع رسانی گردد.
در صورتی که حواله های هر ماه (چه دیپوزیت و چه بالانس) تا ۲۵ ام هر ماه پرداخت نشود تمامی حواله ها طبق نظر مدیریت واحد بازرگانی و براساس اولویت های موردنظر واحد تولید و فروش به ماه های بعدی منتقل می گردند و تمامی مراتب به دلیل تأخیر در پرداخت ها و در نتیجه تأخیر در بوکینگ و ترخیص اقلام به تمامی واحدهای ذیربط اطلاع رسانی می گردد.
واحد برنامه ریزی خرید موظف است پلن بازرگانی داخلی و خارجی را براساس اطلاعات دریافتی به روز نموده و به تفکیک هر روز و هر ماه بایگانی نموده و می بایست میزان نقدینگی موردنیاز هر ماه را تا قبل از ۲۵ ام آن ماه جهت تامین و برنامه ریزی به واحد مالی ارائه نماید.
لازم به ذکر است برگزاری جلسات هفتگی کمیته برنامه ریزی با حضور واحدهای مربوطه و بررسی تک تک موارد پیش آمده یا مغایر بین واحدها باعث یکپارچه سازی و منطبق شدن پلن های مربوطه شده و تامین به موقع بودجه ریالی و در نتیجه تامین به موقع سفارشات و کاهش میزان فروش از دست رفته را ناشی می شود.
برنامه ریزی فروش در آروا
هدف از برنامه ریزی فروش در آروا تهیه دستورالعمل های پیش بینی، مدیریت تقاضا، تعین اهداف فروش مبتنی بر سود و مراحل اجرای آن، ایجاد طرح فروش جهت کسب و کار، برنامه ریزی جهت افزایش فروش و دریافت گزارشات مدیریتی می باشد.
واحد برنامه ریزی فروش براساس میزان فروش سال های گذشته و پیش بینی میزان فروش سال آتی، سربرنامه فروش یا AP سالانه را تهیه و در اختیار واحدهای تولید و تامین قرار می دهد.
زمان بندی برنامه ریزی فروش بر اساس گزارش تحقق ریالی به تفکیک استان، شعبه، مسیر و فروشنده، گزارش تحقق کالایی، گزارش تحقق ویزیت به تفکیک استان، شعبه، مسیر و فروشنده، گزارش تحقق تاسیس شعب، گزارش مشتریان جذب جدید به تفکیک استان، شعبه، مسیر و فروشنده، گزارش ریزش مشتریان، گزارش مدت زمان تحویل کالا به تفکیک استان، شعبه، گزارش افزایش تعداد مشتریان به تفکیک استان، شعبه، مسیر و فروشنده، گزارش سهم پرتفوی، گزارش مغایرت فروش و برنامه به تفکیک استان، شعبه، مسیر و فروشنده می باشد.
- گزارشات فوق بر مبنای استراتژی های سازمان کاهش یا افزایش می یابد.
پس از انجام این مراحل و شناسایی هر کدام از آنها تارگت گذاری ها انجام می گیرد. تارگت گذاری ها در برنامه ریزی فروش شرکت آروا دارای سه بخش زیر است:
- تارگت گذاری ریالی
- تارگت گذاری کالایی
- تارگت گذاری جهت جذب مشتری جدید
- تارگت گذاری جهت ویزیت مشتریان
- تارگت گذاری تعداد فاکتور قطعی (به تفکیک استان و فروشنده)
- تارگت گذاری تعداد سطر فاکتور قطعی (به تفکیک استان و فروشنده)
برنامه ریزی کنترل پایش و سربرنامه
سربرنامه سازمان یک برنامه ریزی طولانی مدت است و تعیین می کند که یک محصول به چه مقدار در یک دوره زمانی خاص وارد سازمان و چرخه فروش گردد. در واقع واحد فروش میزان تقاضا و نیاز خود را به محصول اعلام و واحدهای تولید و بازرگانی اقدام به تامین آن می نمایند. زمان تهیه سربرنامه جهت سال آینده: شروع، ماه چهارم سال و زمان ارائه آن، حداکثر تا آخر ماه ششم همان سال میباشد. تهیه سربرنامه همانند فرآیندهای دیگر دارای چهار چوب مشخص میباشد. به صورت کلی جهت تهیه سربرنامه به موارد زیر نیاز است:
- محاسبه موجودی اولیه: به زبان ساده یعنی چه مقدار از محصول از سال جاری به سال آتی به عنوان موجودی اول دوره سرریز می گردد
- پیش بینی فروش: یعنی در این دوره زمانی یک ساله سازمان چه مقدار تقاضای کالا داریم )این مورد می بایست به چند طریق مورد بررسی قرار گیرد که در ادامه توضیح داده می شود.
- ظرفیت تولید یا تامین
- بررسی بودجه
برنامه ریزی تعیین پیش بینی فروش
جهت تعیین پیش بینی فروش میبایست واحدهای برنامه ریزی، ترید، تحقیقات بازار و مالی گزارشاتی را ارائه دهند تا مشخص گردد که سربرنامه نهایی از نظر مالی قابل تامین می باشد یا خیر.
- گزارش واحد برنامه ریزی فروش
- گزارش واحد ترید
- گزارش واحد مالی
- گزارش واحد تحقیقات بازار
در نهایت واحد ترید مارکتیگ تمام گزارشات را جمع آوری می نماید و جهت ارائه در جلسه گردآوری می نماید و جهت ارائه آن به افراد حاضر در کمیته درخواست جلسه میدهد. کمیته مورد نظر شامل: معاونت محترم فروش، مدیر برنامه ریزی فروش، مدیر بازرگانی، مدیر تولید، مدیر ترید و مدیر تحقیقات بازار می باشد.
بدون دیدگاه